Meetings sind aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie sind auch wichtig, denn nur durch face-to-face Kommunikation lässt sich Vertrauen aufbauen und nur durch gegenseitiges Vertrauen und die Übernahme von Verantwortung können wir Projekte im Team erfolgreich umsetzen. Die Entwicklung unserer medialen Welt brachte in den letzten Jahren aber auch eine Informationsflut mit sich, die nur noch durch gezieltes Management kontrolliert werden kann. Wer nicht in der Lage ist, wichtige Informationen von weniger wichtigen zu unterscheiden, droht in einem Sumpf aus E-Mails und Meeting-Einladungen zu versinken. Hier müssen wir ansetzten! WANN IST EIN MEETING WIRKLICH NOTWENDIG? Welche Meetings können Sie durch ein Gespräch unter vier Augen oder mehrere Telefonate ersetzen? Wie nützen Sie ihre Arbeitszeit am effektivsten, um ihre Ziele zu erreichen? All das lernen Sie binnen zwei Tagen in meinem Training „Effektive Meetings effizient planen und gestalten“.

„Muss nur noch kurz die Welt retten… Noch 148 Mails checken…“

So heißt es in einem Song von Tim Bendzko. Kennen Sie dieses Gefühl? Wir hetzen nur noch von einer Besprechung zur nächsten, finden keine Zeit die dort geschnürten Arbeitspakete abzuarbeiten und beantworten, nachts ausgebrannt vom Arbeitstag, die letzten Mails vom Küchentisch aus. Eine Entwicklung, die einer abwärts drehenden Spirale gleicht und am bitteren Ende zum Burnout führen kann. Um dem entgegenzuwirken, versuchen sich viele Meetingteilnehmer im Multitasking und beantworten während der Besprechung E-Mails, verlassen den Raum für „dringende“ Telefonate und bereiten im laufenden Meeting den darauffolgenden Termin vor, da die Zeit für eine ordentliche Vorbereitung fehlt. Das Ergebnis dieses Verhaltens ist EIN HOHER FINANZIELLER VERLUST FÜR DAS UNTERNEHMEN und eine heillose PERSÖNLICHE ÜBERLASTUNG der Mitarbeiter. Da unproduktive Meetings zu noch mehr Besprechungen führen, dies einen erhöhten Zeitaufwand verursacht und wie Sie alle wissen, Zeit ist Geld.

Können Sie sich schlechte Meetings leisten?

60 Millionen US-Dollar verliert ein Konzern mit 10.000 Mitarbeitern durchschnittlich pro Jahr (Quelle: Unternehmensberatung Bain), da die Teilnehmer in Meetings E-Mails lesen und schreiben anstatt zuzuhören und produktiv am Meeting teilzunehmen. Das bedeutet für jedes Unternehmen über 5.000 Euro Verlust pro Mitarbeiter jährlich – verursacht durch ineffektive und nicht effiziente Meetings. Das können wir ändern!

Effektive Meetings müssen trainiert werden

Seit Jahren beschäftige ich mich nun schon mit kommunikativen Herausforderungen großer Konzerne und internationaler Unternehmen. Dabei haben sich fünf Hauptschwierigkeiten im Bereich Meetings herauskristallisiert:

  • Abkommen vom Thema
  • schlechte Vorbereitung
  • fragwürdiger bis unzureichender Output
  • lange Monologe
  • keine Konsensfindung

In zwei Tagen zum Meetings-Profi

In meinem zweitätigen Training lernen die Teilnehmer welche Tools nötig sind, um ein Meeting in kurzer Zeit zu planen und zeitsparend durchzuführen, um am Ende den gewünschten Output zu erhalten. Diskussionen sind dabei einer der Schlüsselfaktoren. Ohne belebte Diskussionen ist es nicht möglich, kreative und innovative Lösungen zu generieren. Erst durch einen geleiteten, moderierten Austausch von Meinungen, Ansichten und Vorschlägen kann sich eine Abteilung, ein Projektteam und somit ein ganzes Unternehmen weiterentwickeln und wettbewerbsfähig bleiben.

Neue Tools für Meeting-Leader

Die Trainingsteilnehmer erhalten Inputs zu neuesten Kommunikationstools, mit denen Sie als Meeting-Leader ihre Kompetenz erweitern können, um Besprechungen optimal zu planen, die richtigen Teilnehmer auszuwählen und die richtigen Methoden zur Konsensfindung in Konfliktsituationen einzusetzen. Sie lernen, wie Sie Meetingteilnehmer dazu bringen, Eigenverantwortung zu übernehmen und ihre zugewiesenen Aufgaben bis zur festgelegten Deadline auch wirklich zu erfüllen.

Learning by doing

In geleiteten Case-Studies können die Teilnehmer diese neuen Inputs unmittelbar trainieren und in simulierten Meetings ausprobieren. Mit Hilfe von gemeinsamer Reflexion und professionellem Feedback kann jeder Teilnehmer innerhalb des Trainings seine kommunikativen Kompetenzen optimieren und diese bereits am nächsten Arbeitstag aktiv einsetzen.

Denn ein Meeting ohne nachhaltige Ergebnisse kann nur als verschwendete Arbeitszeit und somit als finanzieller Verlust verbucht werden – dafür lässt sich meist nur schwer eine Kostenstelle finden… Erfolge verbuchen wir jedoch alle gerne!

Ich zeige Ihnen, wie Sie die Anzahl Ihrer Besprechungen reduzieren können und aus Zeitfresser-Meetings erfolgreiche Meetings machen.