Zeitfresser Meetings - Erschienen in t3n, Nr. 38

Zeitfresser Meetings – Erschienen in t3n, Nr. 38

Ein effektives Meeting zu planen und zu gestalten klingt so alltäglich und dennoch ist es ein komplexer Prozess, der trainiert werden will. Ich helfe Ihnen dabei, Effizienz und Effektivität zu kombinieren, um den bestmöglichen Output zu erreichen. Tipps und Infos zum Thema Business-Besprechungen finden Sie auch in meinem Artikel im Magazin t3n, Nr. 38, 1. Quartal 2015 oder hier: Zeitfresser Meetings! Mit diesen Tipps werden Ihre Besprechungen produktiv

Egal ob Info-Meeting oder Besprechungen, bei denen es um schwierige Entscheidungsfindungen geht – der Konsens der Gruppe ist das Ziel, ihn zu erreichen ist jedoch oftmals schwierig. Voraussetzung ist immer, die Besprechung rechtzeitig zu planen und ein Ziel für das Meeting zu definieren.

Effektive Meetings brauchen Spielregeln

Trainieren Sie Ihre Fähigkeiten als Besprechungsleiter oder Besprechungsleiterin und erweitern Sie Ihre Kompetenzen zur effektiven Führung von Meetings in Ihrem Unternehmen. Viel zu oft sitzen die Teilnehmer in Sitzungen nur ihre Zeit ab, beschäftigen sich mit ihren Handys oder Tablets und führen Nebengespräche mit ihren Sitznachbarn. Die häufigste Ursache für schlechte Ergebnisse von Besprechungen ist die nicht vorhandene Zielformulierung. Als Meeting-Leader müssen Sie planen welche Themen Sie in der Besprechung behandeln wollen und welches spezielle Thema für Sie am wichtigsten ist. Klare Ergebnisse hängen stets von einer guten Planung und Zielsetzung ab. Erstellen Sie deshalb immer eine nach Prioritäten gereihte Agenda für Ihr Meeting. Ich gebe Ihnen wertvolle Tipps für zum effizienten Planen und Leiten von Meetings. Erfahren Sie, wie Sie konkrete Spielregeln für Ihre nächste Besprechung festlegen und die Teilnehmer zur Einhaltung dieser motivieren können.

Wir bewegen uns sitzend fort!

Dieser Ausspruch scheint anfangs paradox und doch impliziert er viel Wahres. Entscheidungen werden in Meetings getroffen, zumindest ist dies das Ziel. Es erfordert Diskussion und Meinungsaustausch unter den TeilnehmerInnen, doch viele Meeting-Leader fürchten genau diese Situationen aufgrund schlechter Erfahrungen. Im Training werden Sie erkennen, dass Diskussionen etwas Gutes, ja sogar etwas absolut Nötiges sind, um kreative Denkprozesse zur Lösungsfindung und zur Konsenserreichung anzuregen. Wichtig ist, diese Diskussionen zu fördern und vor allem richtig zu steuern. Kein Gruppenmitglied sollte dabei zu kurz kommen.

Nehmen Sie die Zügel in die Hand

Die Meinung eines jeden Einzelnen zählt und ist von Interesse. Falls Sie dem nicht zustimmen können, muss ich Ihnen sagen, dass Sie bisher die falschen Teilnehmer für Ihre Besprechungen ausgewählt haben – übrigens ein sehr häufig auftretendes Problem, das wir gemeinsam lösen können. Im Training werden Sie lernen die richtigen Fragen zu stellen, um Diskussionen zu beleben und Teilnehmer aus der Reserve zu locken. Die besten Inputs kommen oftmals von zurückhaltenden Personen im Meeting. Mit Hilfe spezieller Methoden können Sie allen Teilnehmern helfen, sich in die Diskussion einzubringen.

to meet or not to meet…

Wer soll an einer Besprechung teilnehmen, wann sollte sie im Optimalfall stattfinden und wo findet sich ein geeigneter Ort für bestimmte Sitzungen? Fragen über Fragen! Vor allem das Thema Zeit wird in Besprechungen meist stiefmütterlich behandelt. Holen Sie sich Hilfe bei Ihren Teilnehmern und delegieren Sie die Überwachung der Zeit in Ihren Meetings an einen Kollegen oder eine Kollegin. Es ist auch ratsam bereits im Vorfeld die nötige Zeit pro Agenda-Punkt zu planen, um die Gesamtdauer der Besprechung abschätzen zu können. Das richtig gewählte Umfeld und die richtige Sitzordnung können erheblich zum Erfolg des Meetings beitragen. Alle Teilnehmer sollten sich wohl fühlen, um sich in die Diskussion und den Entscheidungsfindungsprozess einbringen zu können. Dazu braucht es auch die richtige Argumentationstechnik. Trainieren Sie unterschiedliche Strategien, um Ihre Ideen und Standpunkte zu artikulieren, medial darzustellen und vor allem zu argumentieren. Ich zeige Ihnen mit Tipps und Tricks, wie Sie mit Killerphrasen in Meetings umgehen können und wie Team-Leader scheinbar verfahrene Gesprächssituationen retten können, um doch noch zu brauchbaren Ergebnissen zu gelangen.